很多信托公司在家族信托、家庭服务信托等实务中开始关注域外委托人/受益人（为本文分析之目的，含中国香港特别行政区、中国澳门特别行政区、中国台湾地区的委托人/受益人，以及持有非中国国籍身份的委托人/受益人）提供的身份证明文件、其他证明文件、签署的法律文件等是否需要履行公证、见证、认证等证明程序的问题。就此问题，信托公司面临着实务中的妥协与由此可能产生的潜在风险，本文希望结合相关规定以及司法实践情况，为实务中的疑问提供解答路径。
形成于域外的相关法律文件是否经过证明程序（包括公证、见证、认证等）可能对该等文件在我国司法实践中作为证据的效力认定产生影响，并可能进一步涉及对信托设立有效性、受托人责任等问题的认定。
在交易实践中，因相关政策以及司法实践差异，我国港澳台地区、持有非中国国籍身份的委托人/受益人的资料文件是否履行证明程序以及该等法律文件的类型属性均可能对其在司法实践中的证明效力产生影响。其中，对于形成于境外（不含中国港澳台地区）的、不被认定为公文书证的法律文件未经履行相关证明程序并不当然否定其证明效力；但对于当事方签署的法律文件在被认定为形成于中国港澳台地区且需作为证据提交至法院审判时，相关资料文件是否在事前已经履行相应证明程序则显得较为重要。
基于上述，就不同场景中的证据证明效力判断问题，需要综合考虑委托人/受益人的国籍/地区身份属性，相关资料文件的性质、用途以及形成地点、形成方式等因素，通过判断可能存在的证据证明效力风险制定适当的风险控制措施。
就域外委托人/受益人相关文件履行证明问题而言，其核心在于涉及争议解决时对相关文件证明效力的判断，目前一系列法律法规、国际公约等规范性法律文件以及审批工作会议纪要均对其有所规范，主要包括以下规定：
《中华人民共和国民事诉讼法》
《最高人民法院关于适用<中华人民共和国民事诉讼法>的解释（2022修正）》
《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定（2019修正）》
《取消外国公文书认证要求的公约》（2023年11月7日在中国生效）
《全国法院涉外商事海事审判工作座谈会会议纪要》
《第二次全国涉外商事海事审判工作会议纪要》
《最高人民法院、司法部关于涉港公证文书效力问题的通知》
《中国委托公证人（香港）管理办法》
《司法部关于严格执行委托公证人和证书转递制度的通知》
《海峡两岸公证书使用查证协议实施办法》
（二）域外委托人/受益人提交的身份证明文件是否履行证明程序？
根据上述规定，我们理解虽然目前法律法规并未对商务实践中域外委托人/受益人提供的身份证明文件办理相关证明程序进行强制性规定，但形成于域外的身份证明文件是否经相关证明程序（包括公证、见证、认证等）将对该等文件在我国司法实践中作为证据的效力认定产生影响，具体情形根据受益人身份证明文件形成地不同有所区别：
（1）域外委托人/受益人身份证明文件的通常情况
根据《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定（2019修正）》第十六条第二款的规定，中华人民共和国领域外形成的涉及身份关系的证据，应当经所在国公证机关证明并经中华人民共和国驻该国使领馆认证，或者履行中华人民共和国与该所在国订立的有关条约中规定的证明手续。因此，域外委托人/受益人提交的身份证明文件通常需要经所在国公证机关公证并经中华人民共和国驻该国使领馆认证。
（2）形成于《公约》成员国的身份证明文件
2023年3月8日，中国加入《取消外国公文书认证要求的公约》（以下简称“《公约》”），2023年11月7日，《公约》已在中国生效实施。根据前述所列《公约》规定，对于制作于《公约》缔约国（详见本文附件）的身份证明文件可免除中华人民共和国驻该国使领馆认证，但仍应经所在国公证机关公证并按照《公约》要求签发附加证明书。
（3）形成于中国港澳台地区的身份证明文件
根据《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定》第十六条第三款规定：“……当事人向人民法院提供的证据是在香港、澳门、台湾地区形成的，应当履行相关的证明手续。”中国港澳台地区形成的身份证明文件应当履行相关的证明手续。
香港特别行政区：根据《关于涉港公证文书效力问题的通知》相关规定可知，对于发生在香港地区的有法律意义的事件和文书，应要求当事人提交委托公证人出具并经司法部中国法律服务（香港）有限公司审核并加章转递的公证证明；对委托公证人以外的其他机构、人员出具的或未经审核加章转递程序的证明文书，应视为不具有民事诉讼法中规定的公证文书的证明效力和执行效力。因此，鉴于司法实践中对于规范理解的差异，对于形成于中国香港地区的身份证明文件若未按照相关规定履行转递公证等证明手续的，则可能在涉港案件处理中面临证据效力等风险。
澳门特别行政区：对于形成于澳门地区的证据的证明手续可参考香港地区的相关规定，即先由中国委托公证人（澳门）公证，再经中国法律服务（澳门）有限公司审查并加章转递。但我国当前并无规范性文件就形成于澳门地区的证据不履行相应特别证明手续的法律后果予以明确规定。因此，我国司法实践中在审查形成于澳门地区的证据时也相对宽松，有法院不认为履行上述手续是形成于澳门地区的证据取得证据效力的必要条件[2]。
台湾地区：根据《两岸公证书使用查证协议》的相关规定，对于形成于台湾地区的证据而言，应当履行先由台湾地区公证机关公证的手续，随后由台湾地区海峡基金交流会向中国公证员协会或有关省、自治区、直辖市公证员协会寄送公证书副本，法院通过上述公证员协会核对当事人提交的公证书正本与寄送的公证书副本是否相符；对于不属于寄送范围的，法院通过上述公证员协会直接向台湾地区海峡基金交流会核实当事人提交的公证书正本真实性。由于并无规范性文件对于未履行上述手续的法律后果作出明确规定，我国法院在司法实践[3]中一般不认为未履行上述手续会直接影响形成于台湾地区的证据之证据效力，法院在实际审理过程中也会结合案件实际情况对证据的证明力作出判断。
综上，根据上述规定形成于中国港澳台地区的证据若未履行相关证明手续，则对于形成于香港特别行政区的证据而言，未履行相关证明手续将导致证据不具有民事诉讼法中规定的公证文书的证明效力和执行效力；对于形成于澳门、台湾地区的证据而言，未履行相关证明程序将增大司法实践中法院认定该等证据效力的不确定性。
（四）实践中信托公司实践情况及风险控制的相关建议
结合同业实践情况，我们关注到部分信托公司不就域外委托人/受益人提供信息、资料进行转递公证的情况，但部分信托公司也认可其中可能存在的风险。其主要出于对交易成本、时间成本、流程复杂性、实际交易风险、司法实践风险等方面的综合评估与考虑，进而做出是否进行转递公证的判断。不作为证据使用相关信息、材料时，鉴于是否履行公证、见证、认证等程序并不影响相关文件的法律效力，前述提及的各项相关证明程序的意义确实无法体现，从而也导致许多信托公司因此做出了取舍，或仅对部分项目作出或事前、或事后的程序补足要求。上述实践中的“妥协”情况并不鲜见。
但面对前述一系列潜在的法律风险，对于域外委托人/受益人而言，我们建议在条件可行时尽量完善其身份信息和所签署信托文件及其他法律文件的相关证明手续，并结合实务情况，就无法完成相关证明程序的情况提出如下建议：
（1）各信托公司重点关注域外证件的真实性，并考虑到争议解决过程中，若无相关证明程序对其真实、有效性予以证明所导致的证据效力风险，通常就港澳台地区受益人而言，要求其提供内地颁发的身份证明文件（对于身份证明文件，建议受托人可考虑由委托人、受益人使用中国大陆境内相关身份证明文件（例如回乡证等）），由于对于中国境内形成的身份证明文件无需履行相关证明程序，从而可进一步控制证据效力风险；
（2）对于拟签署的法律文件而言，可要求域外委托人/受益人在条件可行的情况下，尽量在中国大陆地区签署相关信托文件等法律文件，并在大陆地区进行签署公证；
（3）建议受托人考虑在信托文件等法律文件签约时通过录音录像等技术手段采集视听资料、电子数据的方式，完整记录和保存签约过程，证明域外委托人/受益人签署信托文件等法律文件为其真实意思表示，并做好电子签名和电子存证的相关工作，构建完整证据链条进一步控制证据证明力风险。
（4）此外，可在信托文件中就相关风险进行充分提示和说明，要求信托委托人知悉不履行相关程序可能导致的风险以及损失承担责任。当然，该项约定是否能在诉讼或仲裁中被得以支持，尚待司法实践考量。
附件：《取消外国公文书认证要求的公约》缔约国名单（截至2023年10月23日）
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[1]提示注意，纪要不是司法解释，不能作为裁判依据进行援引，但可在司法实践中被参考适用并作为论证依据，下同。
[2] 参考广东省江门市中级人民法院（2015）江中法民三终字第502号民事判决书。
[3] 参考广东省高级人民法院（2019）粤民申2986号民事裁定书。
[4] 最高人民法院(2020)最高法民辖86号案：“本案中，袁太顺已经通过优啦科技APP成功申请到借款，表明其已勾选“我同意签署前述《优啦科技服务协议》……”，对该协议不持异议。《优啦科技服务协议》第11.1条约定，“如发生任何争执或纠纷通过友好协商仍不能解决的，任何一方均可向本协议签订地有管辖权的人民法院提起诉讼”。同时协议中载明协议签订地为成都市高新区，根据《最高人民法院关于适用<中华人民共和国合同法>若干问题的解释(二)》第四条规定，“采用书面形式订立合同，合同约定的签订地与实际签字或者盖章地点不符的，人民法院应当认定约定的签订地为合同签订地；合同没有约定签订地，双方当事人签字或者盖章不在同一地点的，人民法院应当认定最后签字或者盖章的地点为合同签订地”。故可以认定四川省成都市高新区为合同签订地，四川省成都市高新区人民法院具有管辖权。”
[5]《最高人民法院关于适用<中华人民共和国合同法>若干问题的解释（二）》第四条：采用书面形式订立合同，合同约定的签订地与实际签字或者盖章地点不符的，人民法院应当认定约定的签订地为合同签订地；合同没有约定签订地，双方当事人签字或者盖章不在同一地点的，人民法院应当认定最后签字或者盖章的地点为合同签订地。
[6] 《中华人民共和国民法典》第四百九十二条：承诺生效的地点为合同成立的地点。
采用数据电文形式订立合同的，收件人的主营业地为合同成立的地点；没有主营业地的，其住所地为合同成立的地点。当事人另有约定的，按照其约定。
[7]最高人民法院（2023）最高法民辖37号案：“本案中，程青峰通过支付宝小程序“淘气租”平台，与瑞霖贸易（浙江）有限公司签订的《淘气租租赁服务协议》中第九条，约定了“任何一方应向本合同签订地（即上海市浦东新区）、或乙方所在地（即浙江省舟山市）法院提起诉讼（如发生债权转让的，由债权受让方所在地法院管辖）”的内容。分析上述约定，关于“向本合同签订地（即上海市浦东新区）法院提起诉讼”的约定，案涉协议是通过互联网签订的协议，在判断该约定管辖是否有效时，应审查合同约定的签订地与案件争议是否具有实际联系。首先，互联网合同不存在地理意义上的签订地，案涉合同系在互联网虚拟空间中签署确认。其次，案涉协议双方当事人住所地均不在上海市浦东新区，亦无相应证据材料用以证明原被告任何一方在合同约定的签订地实施了签字或盖章行为。为维护正常诉讼管辖秩序，防止异地案件通过约定方式进入无连接点法院审理，考虑到此类互联网纠纷面广量大，该约定的“合同签订地”与争议无实际联系，这一约定应当认定无效；……”
[8]（2020）粤03执复75号、（2020）粤执监85号案中深圳市中级人民法院及广东省高级人民法院均指出，于2020年5月1日起施行的新《民事诉讼证据规则》中对于涉及港、澳、台地区的证据要求并未作出修改，该规定第十六条第三款仍规定在香港、澳门、台湾地区形成的证据应当履行相关的证明手续；以及最高人民法院、司法部《关于涉港公证文书效力问题的通知》及司法部《中国委托公证人（香港）管理办法》中分别规定了须公证证明的对象为“发生在香港地区的法律行为、有法律意义的事实和文书”、“发生在香港地区的有法律意义的事件和文书”。因此，深圳市中级人民法院及广东省高级人民法院认为，申请人/申诉人主张需要履行公证证明手续的证据仅限于公文证据及身份关系方面的证据，与新《民事诉讼证据规则》《关于涉港公证文书效力问题的通知》等规定不符，理由不能成立。
[9]在（2019）粤03民终29853号中，案件双方对香港形成的单据的证明力产生争议。深圳市中级人民法院认为：“对未办理公证、认证等证明手续的域外证据，应当根据法律规定，结合案件具体类型以及域外证据的种类，综合全案情况，运用经验法则和逻辑推理审查认定其真实性和证明力。涉案采购单、形式发票及装箱单属于国际流通的商业单证，并非公文书证或涉及身份关系的证据，双方在境内通过电子邮件的方式流转电子数据并已办理证据固化，且与J公司提供的货运合同、QQ聊天记录及电话录音等境内形成的其他证据能够相互印证，故不能仅以采购单、形式发票及装箱单未办理证明手续为由直接否定其证据效力。”
在（2019）粤72民初2480号中，被告认为形成于香港的运输服务协议、落海事故证明材料、检验报告、和解协议等文件未经相关证明手续，不应采信。对此，广州海事法院认为：“根据对证据规定第十六条的体系解读，该款中的证据指向范围是在香港、澳门和台湾地区形成的公文书证以及涉及身份关系的证据。另外需要说明的是，对于公文书证载明的相关内容应综合其他具有证明力的证据综合认定，而不能单纯以该公文书证未履行相关证明手续而否定其证据效力。诉诸于本案，原告提交的形成于香港的相关证据均已提供相关原件供核对，且可相互印证，均与本案有关联，进鹏公司虽对前述证据的证据效力不予确认，但并未提供有效的反驳证据，本院对前述证据的证明力予以认定。”
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